■事業規模の拡大に伴って拠点が増える中、メンテナンスを後手に回さないために
ジャパネットグループ各社が使用・保有する建物や施設の管理を通じて、施設環境の維持・向上を担うファシリティマネジメント課で、主に自社物件を担当する渡邉氏。以前は、各拠点で発生した不具合の正確な把握が課題だったと語ります。「現場の報告をもとに対応を判断しますが、たとえば水漏れの際、図面に印を付けて発生箇所を送ってもらっても、平面上ではそこが床なのか天井なのか分からない。現場側でも不具合の場所や状態をどう説明すれば良いかで悩み、社員が抱え込んでしまうケースも見られました。そこで、b-platformを導入。360°写真上で情報を簡単に共有できる仕組みをつくりました」
直感的な操作で報告がしやすくなり、立体画像で確認もスムーズに。「水漏れの判断もこの場所なら空調、ここなら給水管と正確に位置が特定でき、初動から適切なメンテナンス会社に修繕依頼が行えます。すでに全ての自社物件の施設・設備の360°写真化が完了し、導入前は年間30～40件にとどまっていた不具合報告が約200件に。タイムリーな修繕が可能になり、ダウンタイムが減少。保有資産の価値保全というファシリティマネジメント業務のいっそうの充実に手応えを感じています。
■360°写真上で関係者全員と情報を共有
実際の業務でどのようにb-platformを活用しているのでしょうか。「様々な活用法があるのですが、不具合を発見した現場スタッフが360°写真上にアイコンを貼り付けるとメールで通知が飛んでくる仕組みは、特に重宝しています。アイコンとともに『水漏れが発生』等のコメントがピン留めされますが、そこをクリックするとスレッドが開き、チャット感覚で対話でき、見積等の書類や写真も添付可能です。事象発生の連絡から修繕の完了報告まで、時系列でBefore／Afterのプロセスを完結できます。一連のやり取りは通常のメールのようにccを入れて複数名で行えるため、修繕にまつわる情報が属人的にならず、関係者と共有できる点もメリットですね」
■更新された修繕情報を吸い上げ、自動的に情報が集まるデータベースを構築
建物資産の価値を目減りさせずに維持するためには、どこを・いつ・どう修繕したかの履歴を管理した上で、長期的に計画修繕を行う必要があります。「データ分析の基礎となる情報の蓄積」という観点でも渡邉氏は課題を感じていました。「エクセルで管理を行っていましたが、修繕記録の漏れや抜けが多発していました。電話でやり取りしている間に記入を忘れてしまったり、共有ファイルを開こうとしても他の社員が作業中でアクセスできず後回しになったり…。また用語統一がなされず、同一フロアの同じ場所が『トイレ』と『便所』に分けられ重複してしまうこともありました。これらの修正を手作業で行い、データベースを更新していくには時間と労力がかかります」360°写真上への“投稿”というスタイルになったことで、現場からの通報件数が飛躍的に増加。「b-platformに情報が集まるようになったことを契機に、データベースの自動化に取り組みました。自社でRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を構築し、b-platform上から毎日csvファイルをダウンロード。修繕情報を絶えずアップデートし、kintoneアプリとの連動で集計のグラフ化など多角的な観点から分析できるようにしました。不具合対応状況を共有し、安心してもらうために全社員にイントラネット上で公開しています」b-platformを通じてさらにデータが蓄積されていくことで、今後の業務効率化にも弾みが付きそうです。「不具合が発生した際に過去の類似事例を検索し、どんな協力会社様に対応していただいたのかを確認できれば、現場の判断で緊急手配や発注が行えるようになるでしょう。弊社のように多拠点展開を行う企業にとってはそれが理想形です」
株式会社 ジャパネットホールディングス様
ジャパネットホールディングスはテレビショッピングなどの通信販売事業、長崎スタジアムシティをはじめとするプロサッカーやプロバスケットボールクラブを運営するスポーツ・地域創生事業、独自の番組を企画・放送するBS放送事業など、多岐の事業を展開するジャパネットグループの1つです。
